Comment compléter le registre UBO

  1. Quels sont les fondements et principes du Registre UBO ?

La loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces (« Loi ») prévoit la mise en place en Belgique d’un registre des bénéficiaires effectifs (dont l’acronyme anglais est ‘UBO’ pour ‘Ultimate Beneficial Owner’, ci-après « registre UBO »).

La Loi transpose la Directive européenne 2015/849 relative à la prévention de l'utilisation du système financier aux fins du blanchiment de capitaux ou du financement du terrorisme (« Directive AML ») qui oblige les États membres à prendre les mesures législatives et réglementaires afin que :

  1. Les sociétés et autres entités juridiques constituées sur leur territoire aient l'obligation d'obtenir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur leurs bénéficiaires effectifs ;
  2. Un registre centralisé reprenant les informations sur les bénéficiaires effectifs de ces entités soit mis en place afin de faciliter l’accès à ces informations.

La Loi prévoit ainsi l’obligation (1) pour les sociétés, a(i)sbl et fondations de recueillir et de conserver des informations adéquates, exactes et actuelles sur qui sont leurs bénéficiaires effectifs et (2) pour les administrateurs de transmettre, dans le mois et par voie électronique, les données concernant les bénéficiaires effectifs au registre UBO.

  1. Bénéficiaire effectif : de qui s’agit-il ?

La Loi identifie différentes catégories de bénéficiaires effectifs selon l’entité juridique à laquelle ils se rapportent. La Loi distingue ainsi trois types d’entités juridiques à savoir ; les sociétés, les a(i)sbl et fondations et les trusts et autres entités juridiques similaires aux trusts.

Pour les asbl, sont considérés comme bénéficiaire effectifs :

  1. Les administrateurs ;
  2. Les personnes qui sont habilitées à représenter l’association ;
  3. Les personnes chargées de la gestion journalière de l’asbl;
  4. Les personnes physiques ou, lorsque ces personnes n’ont pas encore été désignées, la catégorie de personnes physiques dans l’intérêt principal desquelles l’asbl a été constituée ou opère.

Cette catégorie peut porter sur des publics-cibles généraux tels qu’identifiés dans les statuts (exemples : les élèves d’une école, les patients d’un hôpital, les membres d’un club) et elle n’implique pas pour l’asbl de renseigner chaque personne physique individuellement. D’autre part, cette catégorie peut porter sur des personnes morales dans le cas d’asbl composées d’asbl (l’AAM).

Autrement dit :

  • Dans le cas de la fédération (l’Association d’Aéromodélisme), les membres associés ainsi que les clubs d’aéromodélisme et leurs membres dans l’intérêt principal desquels l’asbl a été créée, à savoir la promotion, la coordination, la direction des activités sportives et de délassement d'aéromodélisme
  • Dans le cas des clubs, leurs membres dans l’intérêt principal desquels l’asbl a été créée, à savoir la promotion de la pratique de l’aéromodélisme
  1. Comment vous préparer ?

L’Arrêté royal est entré en vigueur le 31 octobre 2018. Vous pouvez vous assurer que :

  • Vous disposez d’un représentant légal ou d’un mandataire disposant d’une carte E-ID qui pourra remplir les informations listées dans l’Arrêté royal via la plateforme en ligne MyMinfin, au nom de votre organisation ;
  • Pour pouvoir accéder au registre UBO, ce représentant légal ou mandataire doit être repris dans la Banque Carrefour (BCE), ce qui n’est pas le cas pour les personnes désignées avant 2003. Vérifier en vous connectant sur le site de la BCE ;
  • Les catégories 1 à 3 faisaient déjà l'objet d'un enregitrement à la BCE sur la base de la législation existante. Le module Encodage du registre UBO affiche les données encodées à la BCE. Ces données doivent être validées par l'asbl ;
  • Si vous constatez que certaines administrateurs ou certaines personnes déléguées à la gestion journalière ne sont pas reprises dans la BCE, ou si vous constatez des erreurs, il faut apporter les ajouts/corrections nécessaires auprès de la BCE avant que le registre UBO puisse être corrigé ;
  • Pour corriger les données de la BCE, vous devez :
    • soit demander au greffe du Tribunal d’Entreprise compétent pour votre asbl, de compléter la Banque Carrefour en lui fournissant pour chaque personne à ajouter, son nom, prénom, n° de registre national, qualité/fonction, date de début de la première nomination ;
    • soit vous connecter au site de la BCE sous ce lien et suivre pas à pas la procédure
  • Vous avez identifié à laquelle des catégories détaillées à la Section 2 ci-dessus votre bénéficiaire effectif appartient ;
  • Vous disposez d’informations précises et détaillées (e.g. pourcentage précis de capital ou droits de vote) sur les bénéficiaires effectifs de votre organisation et de toute entité juridique par l’intermédiaire desquelles vos bénéficiaires effectifs passent pour contrôler votre organisation ;
  • Vous disposez de documents probants établissant que l’information dont vous disposez est adéquate, exacte et actuelle ;
  • Vous avez mis en place des procédures au sein de votre organisation afin que toute modification des informations sur vos bénéficiaires effectifs soit communiquée au registre UBO dans le mois.

Une FAQ est disponible (PDF, 1 Mbyte)

  1. Comment encoder des informations dans le Registre UBO ?

Vous disposez d’un délai étendu au 30 septembre 2019 pour encoder vos bénéficiaires effectifs pour la première fois. Vous pouvez d'ores et déjà enregistrer vos bénéficiaires effectifs en vous allant sur le site Internet www.finances.belgium.be (onglet E-services, Registre UBO) et identifiez-vous.

Ou directement sur la page d'identification

Choisissez ensuite votre moyen d’authentification et suivez les instructions à l’écran ou dans le Manuel d'utilisation de l'application UBO, version "représentant  légal-asbl" publié par le Ministère des Finances (voir ci-dessous).

Voici les principaux manuels d’utilisation pour vous accompagner dans cet encodage :

5.        FAQ et Documentation utile

DOCUMENTATION TECHNIQUE

DOCUMENTATION RÉGLEMENTAIRE

Vous rencontrez un problème avec l'application ? Vous devriez pouvoir obtenir de l'aide auprès du Contact Center du SPF Finances au 0257/257 57 ou à l’adresse e-mail suivante : ubobelgium@minfin.fed.be