La loi sur les ASBL devient "Code des sociétés et des associations" (CSA)

L'AAM et la loi sur les ASBL

ASBL : La mise en conformité avec le code des Sociétés et des Associations

La loi sur les ASBL a fait place au Code des Sociétés et des Associations (CSA), publiée le 23 mars 2019. (Vous trouverez le texte paru au Moniteur en bas de cette page)

Nouvelle définition de l’A.S.B.L. (CSA Art. 1:2.)

Une association est constituée par une convention entre deux ou plusieurs personnes, dénommées membres.  Elle poursuit un but désintéressé dans le cadre de l'exercice d'une ou plusieurs activités déterminées qui constituent son objet Elle ne peut distribuer ni procurer directement ou indirectement un quelconque avantage patrimonial à ses fondateurs, ses membres, ses administrateurs ni à toute autre personne sauf dans le but désintéressé déterminé par les statuts.

Toute opération violant cette interdiction est nulle.

La mention d’interdiction des opérations industrielles ou commerciales a disparu

Elle peut donc dorénavant exercer une activité commerciale. Il est cependant recommandé de continuer à exercer cette activité commerciale à titre secondaire pour éviter autant que possible l’imposition et les déclarations TVA.

Pour les nouvelles ASBL, le CSA est applicable dans son intégralité depuis le 1/5/2019. La loi de 1921 ne s'applique plus

Pour les ASBL existantes (le cas de l’AAM et des clubs affiliés actuellement), certaines dispositions du CSA (délai de convocation AG – la région dans laquelle se trouve le siège social - détailler l'objet social en plus du but - définir les délégués à la gestion journalière - faire référence à votre règlement d'ordre intérieur), seront obligatoirement d’application à partir du 1/1/2020.

Les autres disposions peuvent être appliquées dès maintenant mais en tout cas, l’adaptation des statuts devra être faite pour le 1 janvier 2024.

Tant que l’objet de l’ASBL n’est pas modifié, seules les activités admises par l’article 1er de la loi du 27/06/1921 peuvent être exercées (date limite 1/01/2029).

Adaptation des Statuts

L’essentiel des adaptations qui doivent être opérées sont résumées dans la présentation donnée par l’AISF et la brochure du SPF justice qui sont jointes en fin de page.

Voici les essentielles :

·         En plus du but désintéressé, les statuts doivent détaillés de manière précise l’objet de l’asbl, c’est-à dire les activités principales qu’elle va réaliser pour atteindre son but.

·         Le CA et l’AG peuvent être composés de 2 membres

·         Le délai de convocation passe de 8 à 15 jours

·         En cas de conflit d’intérêt patrimonial, l’administrateur ne peut assister aux débats et prendre part aux votes

·         Mentions obligatoires :  région du siège statutaire, adresse électronique, référence au dernier règlement d’ordre intérieur, etc

Vos nouveaux statuts doivent être adoptés en assemblée générale.

Comme il faut que 2/3 des membres soient présents et représentés pour adopter des statuts, il vaut mieux prévoir une deuxième date quinze jours après, au cas où le quorum n’aurait pas été atteint lors de la première assemblée appelée à modifier les statuts. Cette deuxième assemblée est valable quel que soit le nombre de présents ou représentés.

Il faut savoir que le CSA règlemente aussi le sort des abstentions, votes nuls, votes blancs : ils sont retirés du quorum des votes.

Election des administrateurs

En fonction de la durée des mandats définie dans vos statuts, les administrateurs doivent être élus ou réélus.

En ce qui concerne la responsabilité des organes et des administrateurs

• Chaque administrateur peut voir sa responsabilité personnelle engagée dans le cadre de la bonne exécution de son mandat ;

• Sa responsabilité personnelle peut également entre engagée vis-à-vis des tiers ;

• Toutefois, pour les fautes de gestion, la responsabilité des administrateurs est SOLIDAIRE (art. 2:56, al. 2)

Il est donc recommandé de prendre une assurance RC Dirigeants

Comment remplir les formulaires

Une fois vos statuts adoptés ou vos modifications statutaires adoptées ou votre nouveau conseil d’administration élu, vous devez déposer ces informations, de préférence dans le mois, non plus au greffe du tribunal de commerce mais au greffe des personnes morales et de l’entreprise. Le dépôt doit se faire à l’aide de formulaires spécifiques que vous trouvez également en bas de cette page ci-après.

Les personnes morales existantes peuvent temporairement choisir entre les anciens formulaires (un dépôt pour les entreprises ou les associations sur base de l'ancienne législation) ou les nouveaux formulaires (un dépôt pour les personnes morales sur base du nouveau code des sociétés et des associations).

Les nouvelles personnes morales qui sont constituées, doivent utiliser les nouveaux formulaires (A.R. du 29/04/2019) : http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/form_f.htm

Sur le formulaire I, vous remplissez le volet A, ce qui ne pose pas de problème, contrairement au volet B. Sur le volet B, vous devez remplir tout ce qui doit être publié au moniteur :

  1. Le cas échéant, les statuts (l'intégralité des modifications doit se retrouver sur le formulaire)
  2. Le cas échéant, les modifications statutaires (l'intégralité des modifications doit se retrouver sur le formulaire)
  3. Les administrateurs réélus, les administrateurs nouvellement élus et les administrateurs démissionnaires, avec mention de leur adresse, et de leur lieu et date de naissance
  4. La composition du nouveau conseil d’administration
  5. Les délégués à la gestion journalière (ainsi que l’article des statuts qui spécifie leur pouvoir)
  6. Les personnes habilitées à représenter l’association. (Ainsi que l’article des statuts qui spécifie leur pouvoir) 

Vous devez terminer le volet B par :

« Dépôt des statuts coordonnés au greffe du tribunal des personnes morales et de l’Entreprise de l’arrondissement judiciaire de "votre ville", (en cas de nouveaux statuts ou de modifications statutaires)

 Transmis au greffe du tribunal des personnes morales et de l’Entreprise de l’arrondissement judiciaire de "votre ville",

Pour copie certifiée conforme ;

Au nom et pour le compte de l’ASBL :  Noms et fonction des personnes habilitées à représenter l’association (sans signature) »

Les noms et signatures des mêmes personnes doivent apparaître au verso.

Le volet A du formulaire I doit être déposé en 1 exemplaire

Le volet B du formulaire I (et ses annexes) doit être déposé en 3 exemplaires

Le volet C du formulaire I ne doit pas être rempli si l’ASBL existait déjà

Sur le formulaire II, vous devez remplir les rubriques 1, 2 du volet A. Sur le volet C du formulaire II, sous la rubrique 3° administration, représentation et liquidation, vous remplissez uniquement le nom des administrateurs nouvellement élus et le nom des administrateurs démissionnaires. Vous ne devez pas mentionner les administrateurs réélus. Vous complétez avec leur n° de registre national, leur qualité (administrateur) et la date de l’assemblée au cours de laquelle ils ont été élus ou ont démissionné. La rubrique 4, gestion journalière ne doit être remplie que s’il y a eu changement par rapport à l’année précédente. En cas de modification, vous devez donner les nominations (N) et cessations(C), avec les noms, prénoms, fonctions, n° de registre national et date d’entrée en fonction (date de l’assemblée générale) Le formulaire II doit être déposé en 1 exemplaire et doit être signé par un administrateur.

Pièces à joindre dans le dossier à déposer au greffe

Outre les formulaires dûment remplis, il faut joindre dans le dossier à déposer au greffe :

  • Le cas échéant, les statuts coordonnés avec mention transmis au greffe…
  • Les comptes annuels, datés et le budget de l’année suivante
  • Les Procès-verbaux de la dernière assemblée générale et du conseil d’administration qui a suivi et désigné les délégués à la gestion journalière et les délégués habilités à représenter l’association en cas de constitution
  • La preuve de payement pour publication au Moniteur

Tous ces documents doivent porter :

  • Le nom de l’association
  • La forme juridique en toutes lettres : Association sans but lucratif
  • Le numéro d’entreprise
  • L’adresse du siège social
  • Le numéro de compte bancaire (NOUVEAU !)

et doivent être signés par deux administrateurs.

Il faut garder à l’esprit que chaque publication coûte plus de 120 €. Autrement dit, il est intéressant de regrouper toutes les publications, celle des modifications statutaires et celles des administrateurs.

Si vous renouvelez totalement ou partiellement votre conseil d’administration tous les ans, il faudra également publier tous les ans. Il est donc intéressant d’examiner la possibilité d’octroyer des mandats de deux ou trois ans.

Où faire le dépôt ?

Pour rechercher quel est le tribunal compétent pour votre a.s.b.l., consultez la banque de données ‘compétence territoriale’ à l’adresse suivante : http://www.juridat.be/cantons/cantons.htm

Attention, les actes pour Bruxelles ne doivent pas être déposés Boulevard de Waterloo 70, où il y a le siège du tribunal de l’entreprise, mais à l'Avenue de la 2è Armée Britannique 148 à 1190 Forest, téléphone 02/348.96.70.

Frais de Publication et Mode de payement

Voir les détails ici

Comptabilité

Pas de changement.

Comme la plupart des clubs sont des petites asbl, c’est toujours le régime de la comptabilité simplifiée qui s’applique :

  1. L’ensemble des mouvements doit être consigné dans un livre comptable coté, paginé et identifié par la dénomination de l’association.
  2. En fin d’exercice, les comptes annuels se subdivisent en deux parties :  

2.1. L’état des dépenses et recettes selon un schéma normalisé

     2.2. Le résumé des règles d’évaluation, c’est-à-dire la manière dont on évalue la valeur de chaque bien de l’inventaire, en tenant compte de l’éventuelle dépréciation

   2.3. L’état du patrimoine qui reprend la nature et le montant des éléments inventoriés, selon un schéma légal.

Tous les détails sur la comptabilité simplifiée peuvent être consultés dans le guide pratique : "La comptabilité des petites asbl", publié par l'AISF ou dans la brochure asbl éditée par le Ministère de la justice, publications vous trouverez en attachement ci-dessous.

Si des clubs décident de tenir une comptabilité comme les "grandes ASBL", ils doivent se conformer à toutes les dispositions applicables aux grandes ASBL. L'exercice de cette faculté ne se traduira pas par l'obligation de procéder au dépôt des comptes à la Banque Nationale de Belgique ainsi que le veut le régime légal applicable aux plus grandes associations et fondations.

Si vous aviez encore des questions, n’hésitez pas à contacter Paulette Halleux par email, ou par téléphone : 02/721.13.01.

Documents

On trouvera ci-dessous divers documents utiles pour préparer la mise en conformité de votre club avec le Code des Sociétés et Associations :