La loi sur les ASBL nous impose quelques bonnes pratiques

La mise en conformité avec la loi sur les ASBL – un travail annuel

Le Conseil d’administration de l’AAM a considéré qu’il était important de vous rappeler vos obligations suite à la modification de la loi sur les ASBL, du 2 mai 2002 et ses arrêtés d’exécution. Nous tenons également à vous faire profiter de notre expérience pour vous aider à trouver votre chemin sans trop de difficulté dans les formalités administratives qui doivent être accomplies. L’essentiel des adaptations qui devaient être opérées ont été résumées dans la présentation qui avait été donnée avant l’assemblée générale AAM à Namur le 26 janvier 2004. Cette présentation se trouve en attachement de cette page.

Adaptation des Statuts

Tout d’abord un premier rappel, les statuts de votre club ont normalement été adaptés et déposés au greffe du tribunal de commerce de l’arrondissement judiciaire dans lequel est situé votre siège social avant la fin de 2005.

Si ce n’est pas le cas, votre a.s.b.l. n’existe plus. Vous devez la reconstituer.

Nous vous recommandons de partir des statuts type que vous trouverez en attachement de cette page, plutôt que d’essayer d’adapter vos propres statuts car vous risqueriez d’oublier quelque chose. Vos nouveaux statuts doivent être adoptés en assemblée générale constitutive.

Si vous devez modifier vos statuts déjà adoptés conformément à la nouvelle loi sur les a.s.b.l., vous devez convoquer une assemblée générale. Comme il faut que 2/3 des membres soient présents et représentés pour adopter des statuts, il vaut mieux prévoir une deuxième date quinze jours après, au cas où le quorum n’aurait pas été atteint lors de la première assemblée appelée à modifier les statuts. Cette deuxième assemblée est valable quel que soit le nombre de présents ou représentés.

Élection des administrateurs

En fonction de la durée des mandats définie dans vos statuts, les administrateurs doivent être élus ou réélus.

Comment remplir les formulaires

Une fois vos statuts adoptés ou vos modifications statutaires adoptées ou votre nouveau conseil d’administration élu, , vous devez déposez ces informations, de préférence dans le mois, au greffe du tribunal de commerce. Le dépôt doit se faire à l’aide de formulaires spécifiques que vous trouvez ici. A titre d’exemple vous trouverez les formulaires-type pour un club, en attachement ci-dessous.

Sur le formulaire I, vous remplissez le volet A, ce qui ne pose pas de problème, contrairement au volet B. Sur le volet B, vous devez remplir tout ce qui doit être publié au moniteur :

  1. Le cas échéant, les statuts (l'intégralité des modifications doit se retrouver sur le formulaire)

  2. Le cas échéant, les modifications statutaires (l'intégralité des modifications doit se retrouver sur le formulaire)

  3. Les administrateurs réélus, les administrateurs nouvellement élus et les administrateurs démissionnaires, avec mention de leur adresse, et de leur lieu et date de naissance

  4. La composition du nouveau conseil d’administration

  5. Les délégués à la gestion journalière (ainsi que l’article des statuts qui spécifie leur pouvoir)

  6. Les personnes habilitées à représenter l’association. (ainsi que l’article des statuts qui spécifie leur pouvoir)

Vous devez terminer le volet B par :

« Dépôt des statuts coordonnés au greffe du tribunal de commerce de l’arrondissement judiciaire de "votre ville", (en cas de nouveaux statuts ou de modifications statutaires)

Transmis au greffe du tribunal de commerce de l’arrondissement judiciaire de "votre ville", en exécution de l’Arrêté royal du 26 juin 2003, relatif à la publicité des actes et documents des associations sans but lucratif et des fondations privées.

Pour copie certifiée conforme ;

Au nom et pour le compte de l’ASBL : Noms et fonction des personnes habilitées à représenter l’association (sans signature) »

Les noms et signatures des mêmes personnes doivent apparaître au verso.

 

Le volet A du formulaire I doit être déposé en 1 exemplaire

Le volet B du formulaire I (et ses annexes) doit être déposé en 3 exemplaires

Le volet C du formulaire I ne doit pas être rempli si l’ASBL existait déjà

 

Sur le formulaire II, vous devez remplir les rubriques 1, 2 du volet A. Sur le volet C du formulaire II, sous la rubrique 3° administration, représentation et liquidation, vous remplissez uniquement le nom des administrateurs nouvellement élus et le nom des administrateurs démissionnaires. Vous ne devez pas mentionner les administrateurs réélus. Vous complétez avec leur n° de registre national, leur qualité (administrateur) et la date de l’assemblée au cours de laquelle il ont été élus ou ont démissionné. La rubrique 4, gestion journalière ne doit être remplie que s’il y a eu changement par rapport à l’année précédente. En cas de modification, vous devez donner les nominations (N) et cessations(C), avec les noms, prénoms, fonctions, n° de registre national et date d’entrée en fonction (date de l’assemblée générale) Le formulaire II doit être déposé en 1 exemplaire et doit être signé par un administrateur.

Pièces à joindre dans le dossier à déposer au greffe.

Outre les formulaires dûment remplis, il faut joindre :

  • Le cas échéant, les statuts coordonnées avec mention transmis au greffe…

  • Les comptes annuels, datés et le budget de l’année suivante

  • Le registre des membres

  • Les Procès-verbaux de l’assemblée générale et du conseil d’administration qui a suivi et désigné les délégués à la gestion journalière et les délégués habilités à représenter l’association en cas de constitution

  • Le Procès-Verbal de la dernière assemblée générale

Tous ces documents doivent porter :

  • Le nom de l’association

  • La forme juridique en toutes lettres : Association sans but lucratif

  • Le numéro d’entreprise

  • L’adresse du siège social

et doivent être signés par deux administrateurs.

Il faut garder à l’esprit que chaque publication coûte plus de 100 €. Autrement dit, il est intéressant de regrouper toutes les publications, celle des modifications statutaires et celles des administrateurs.

Si vous renouvelez totalement ou partiellement votre conseil d’administration tous les ans, il faudra également publier tous les ans. Il est donc intéressant d’examiner la possibilité d’octroyer des mandats de deux ou trois ans.

Tribunal de commerce compétent

Pour rechercher quel est le tribunal compétent pour votre ressort, consultez la banque de données ‘compétence territoriale’ à l’adresse suivante :http://www.juridat.be/cantons/cantons.htm

Attention, les actes pour Bruxelles ne doivent pas être déposés Rue de la Régence 4, où il y a le siège du Tribunal de Commerce, mais à l'Avenue de la 2è Armée Britannique 148 à 1190 Forest, téléphones 02/346.03.33 ou 02/346.14.53.

Frais de Publication, modes de paiement et consultation des actes des a.s.b.l.

Consulter le site http://www.ejustice.just.fgov.be/tsv_pub/tarif_f.htm

Le montant que vous devez payer lors du dépôt de votre acte au greffe du tribunal de commerce dépend de la forme juridique et de l'objet de votre acte. Chaque fois, il y d'une part un tarif pour un acte de constitution (un numéro d'entreprise est encore à attribuer) et d'autre part un tarif pour un acte de modification.

Comptabilité

Les asbl doivent tenir une comptabilité en accord avec la loi (voir la présentation en attachement de cette page). La nouvelle loi sur les obligations comptables des asbl entre en vigueur à partir du 1 janvier 2006. Qu’est-ce que cela veut dire en pratique ? Cela veut dire qu’à partir du début de l’exercice comptable qui commence en 2006, vous devez tenir votre comptabilité en conformité avec les nouvelles règles. Si votre exercice comptable s’étend du 1 janvier au 31 décembre, vous commencez dès le 1 janvier 2006. Si comme l’AAM, votre exercice comptable s’étend du 1 novembre au 31 octobre, vous commencez le 1 novembre 2006 à tenir votre comptabilité selon les nouvelles règles et ce sera à l’assemblée générale qui se tiendra dans les six mois qui suivent cet exercice comptable, c’est-à-dire dans ce dernier cas, après le 31 octobre 2007 que les comptes annuels devront être présentés conformément aux nouvelles obligations.

Comme la plupart des clubs sont des petites asbl, c’est le régime de la comptabilité simplifiée qui s’applique :

  1. L’ensemble des mouvements doit être consigné dans un livre comptable coté, paginé et identifié par la dénomination de l’association.

  2. En fin d’exercice, les comptes annuels se subdivisent en deux parties :

2.1. L’état des dépenses et recettes selon un schéma normalisé

2.2. Le résumé des règles d’évaluation, c’est-à-dire la manière dont on évalue la valeur de chaque bien de l’inventaire, en tenant compte de l’éventuelle dépréciation

2.3. L’état du patrimoine qui reprend la nature et le montant des éléments inventoriés, selon un schéma légal.

Tous les détails sur la comptabilité simplifiée peuvent être consultés dans le guide pratique : "La comptabilité des petites asbl", publié par l'AISF et que vous trouverez en attachement ci-dessous.

Si des clubs décident de tenir une comptabilité comme les "grandes ASBL", ils doivent se conformer à toutes les dispositions applicables aux grandes ASBL. L'exercice de cette faculté ne se traduira pas par l'obligation de procéder au dépôt des comptes à la Banque Nationale de Belgique ainsi que le veut le régime légal applicable aux plus grandes associations et fondations.

Si vous aviez encore des questions, n’hésitez pas à contacter Paulette Halleux par email, ou par téléphone : 02/721.13.01.

Documents

On trouvera ci-dessous divers documents utiles pour préparer la réforme de vos statuts :